After School Enrichment Program
 
(ASEP)
 
REGISTRATION WILL OPEN
 
THURSDAY, JANUARY 23 at 12NOON
 
 
2020 ASEP REGISTRATION
 
2020 Spring ASEP Catalog
 
 
 If you are interested in learning more about ASEP, email our ASEP Chair at aseplegacypto@gmail.com. 
 
 
 
 
 

 

After School Enrichment Program

(ASEP) 2020

 

OPENS Thursday, January 23 at 12noon FOR PTO

MEMBERS ONLY!

 

Registration open to all parents on

Monday, January 27 at 12noon

 

To View ASEP Policies, CLICK HERE

Registration Information:

●  YOU MUST BE LOGGED INTO THE WEBSITE IN ORDER TO ACCESS THE ASEP TAB JANUARY 23-27.  ONLY 2019-2020 PTO MEMBERS WILL BE ABLE TO VIEW THE ASEP TAB. ASEP Chairs and Volunteers will have First Priority for online registration

●  Legacy PTO members will have priority over Non PTO members for online registration.

●  Registration for NON-PTO members will begin two (2) days after the initial opening of registration.

●  Registration will remain open until February 10

            o Late registrations will NOT be accepted.

● Full payment MUST be received with registration.

          o Payment must be received by CREDIT CARD ONLY on the day of registration. A Pay-Pal link is provided at the bottom of the payment page. 

         o If payment is not submitted the same day, your child will be dropped from the ASEP class.

        o NO Cash or Check will be accepted.

Registration and Payment:

●  Choose your class(es) from the Course Catalog.

●  Register online using the link on the Legacy PTO website.

●  Please submit one online registration per child.

●  All classes have a set price of $139.00

●  You must pay by CREDIT CARD ONLY

 

Parent Responsibilities

●  If there are changes in your child’s schedule or they are absent from school on a day for which they are signed up to attend an ASEP class, please notify the school and the Legacy ASEPChair

(aseplegacypto@gmail.com).

●  No refunds or credits will be given if your child has to miss a day of ASEP for any reason.

●  One week of make up classes will be given if there is a cancellation due to weather and/ or school is closed.

●  If your child is absent from school on the day of their ASEP class, they can not attend the ASEP class for that day.

Pick-up

●  Please be prompt when picking up your child from ASEP. Read and sign the Late Pickup Policy. LATE charges will be applied.

●  Do not ask ASEP teachers to stay with your child after ASEP is over. All children must be picked up by 4:00 pm from a parent/ Guardian or emergency contact on their registration form.

Student Conduct during ASEP

●  Children are required to follow the same rules and conduct themselves in the same manner as

they do during school hours. LCPS Student code of conduct.

  • ●  Fighting and / or physical altercations with other children or teachers will not be tolerated. If such an incident occurs the following will be implemented
    • ○  Your child will be asked to leave the ASEP program immediately.
    • ○  NO refund will be given.
    • ○  Your child will NOT be allowed to attend ASEP for the following semester.

 

Transition from school day to ASEP:

  • ●  Students will be dismissed to the gym at school dismissal time to the ASEP Volunteer or Chair.
  • ●  All Students will sit in the back of the gym in their color-coded location based on the class for that day.
  • ●  ASEP teachers will pick up their students from the gym and take them to their specified class location by 3pm.

ASEP Dismissal Procedures  Class to Gym:

  • ●  All ASEP classes will be given a Class Color: When picking up your child look for your child’s teacher or class color.
  • ●  Students will be escorted after class to the gym by their ASEP teacher and dismissed from this location ONLY. Students will dismiss ONLY from their color-coded location in the gym.
  • ●  ALL ASEP teachers will stay in the gym with their class until 4:05 pm.

o If a student has not been promptly picked up by their parent/guardian by 4:05pm, the student will go to the ASEP Chair.

o ASEP teachers will turn in their attendance sheet to the ASEP chair at 4:05pm.

ASEP Dismissal Procedures  Student to Parent/Guardian:
● When picking up students, ALL parents/guardians must come to the Gym Door on the side of the school building (near the bike rack, loading dock, and dumpsters). Each child will be in their color-coded area of the gym. The parent/guardian must sign their child out on the attendance sheet from each ASEP teacher.

Do not pick up your child at the Main Entrance to Legacy. The main doors will be locked and the Front Office is Closed. Please go the Legacy gym entrance on the side of the building topick up your child.

● If parents are late picking up their child, they will pick them up in the gym from the ASEP Chair and all late fees will be assessed at that time. A follow-up email will be sent out that evening listingthe details and amount of the late charge.

  • ●  Your child will only be released to a person listed on the registration form. If someone other than a parent or previously authorized person is picking up your child, you MUST send an email tothe Legacy ASEP Chair at aseplegacypto@gmail.com BEFORE the start of class for that day.
  • ●  No children attending ASEP will be allowed to walk home or be released without a parent being present to sign them out.
  • ●  CASA children will be delivered to the CASA teachers at the end of the session at 4pm. All CASA parents can pick up their child from the CASA location, in the cafeteria.
  • ●  Do not ask your ASEP teacher to stay late with your children. NO ASEP teacher will be allowed to stay late with your child.

Late Pickup Policy:
Pick-up from the ASEP program is PROMPTLY at 4:00 pm. LATE PICK-UPS WILL BE CHARGED a FEE!

  1. If a child is picked up more than 5 minutes late (starting at 4:06pm), the parent will be charged a $1 PER MINUTE late fee. If you are in an extraordinary circumstance (traffic is notconsidered an extraordinary circumstance) contact ASEP Chair immediately at 703-868-0705. The Legacy Front Office is not open at this time, please do not call the school.
  2. Do not pick up your child at the Main Entrance to Legacy. Please go the Legacy gym entrance on the side of the building to pick up your child.
  3. The late fee must be paid before the student will be allowed to return to their ASEP class the following week.
  4. After two (2) late pickups or if the pickup is delayed by more than 20 minutes, your student’s ASEP registration will be cancelled and you will be required to leave the ASEPprogram without a refund.
  5. Failure to pay the late fee will result in the following:
    1. You will be asked to leave the program without a refund.
    2. Your student will not be allowed to participate in ASEP for the remainder of the school year and possibly the following year.

All parents and/ or Guardians MUST read and sign that they have read and fully understand the LATE PICKUP POLICY.

Refunds:

  • ●  Please choose classes carefully. There will be NO refunds for withdrawals, nor will credits be issued.
  • ●  Once you have chosen your ASEP class, payment has been received and class has begun you cannot switch to a different class.
  • ●  If a course must be cancelled due for any reason, you will receive a refund in the form of a check from the Legacy PTO.

Returned Payments:

  • ●  Often a customer will not recognize the charge, since the credit card statement does not show the name of your organization.
  • ●  If payments are reversed due to cardholder claims of fraudulent or unauthorized activity, You will be assessed the following:

○ $25 Fee for returned payment

ASEP Needs VOLUNTEERS

We need parent volunteers to assist with the sign-in and sign-out process during the program.  Responsibilities of the volunteer include:

  • Arriving at the school by 2:20pm to assist with the sign-in process and remaining at school until ALL students have been picked-up by their parent/guardian.  
  • You will help organize all students in the gym and seat them according to their color-coded class.

Volunteer Benefits

If you volunteer for ASEP, your child(ren) will get priority placement in the class(es) of their choice AND you will receive 50% off ONE ASEP class (limit one child per session) That is $65 off your registration fee. 

  • You can choose to volunteer on any day of the week, regardless of what day your child attends his/her ASEP class. ASEP classes run Tuesday and Wednesday ONLY.
  • You must commit to the entire 6 week session in order to receive the benefit.  
  • Should you fail to meet your volunteering responsibilities, your child will be asked to leave the ASEP program without a refund and you will not be allowed to attend the next session.